come archiviare email Outlook
Proprio come le classiche lettere cartacee, che quando si accumulano finiscono con l’ingombrare troppo spazio e rendere inutilizzabili librerie e scrivanie, le email possono ingombrare la inbox degli account di posta elettronica finendo col creare confusione e mangiare spazio sul disco inutilmente (nel caso dei client di posta elettronica offline).
È quindi necessario archiviarle per fare un po’ d’ordine.
Come dici?
Questo è esattamente il problema che vorresti risolvere oggi con Outlook, il celebre client email sviluppato da Microsoft, ma non sai come procedere?
E allora mi sa che sei capitato proprio nel posto giusto, al momento giusto!
Nei prossimi paragrafi, infatti, ti spiegherò per filo e per segno come archiviare email su Outlook:
ti illustrerò la procedura da seguire nella versione classica del software per Windows e macOS, nella sua versione online e nella sua variante mobile per Android, iOS e Windows 10 Mobile.
Per completezza d’informazione, poi, ti indicherò anche come archiviare le email provenienti da un account Outlook sincronizzato con client di posta “alternativi”.
Perfetto! Mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo necessario per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi e, cosa ancora più importante, attua le “dritte” che ti darò.
Sono sicuro che, se seguirai passo dopo passo i miei suggerimenti, riuscirai a portare a termine la tua “impresa” odierna con il minimo sforzo.
Buona lettura!
Indice
- Archiviare email in Microsoft Outlook
- Archiviare email in Outlook.com
- Archiviare email nell’app di Outlook
- Archiviare email di Outlook in altri client di posta
Archiviare email in Microsoft Outlook
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Se desideri sapere come archiviare email in Microsoft Outlook, il client di posta professionale integrato nella suite Office (di cui ti ho parlato ampiamente in un altro mio tutorial), sappi che puoi contare sull’apposita funzione di archiviazione, che permette di spostare automaticamente i messaggi più vecchi in una cartella separata rispetto al resto delle email facendo così ordine nella inbox e “snellendo” allo stesso tempo il database del programma.
Prima di illustrarti i vari passaggi da seguire per archiviare email su Outlook, ci tengo a dirti che per scrivere questa guida ho usato Microsoft Outlook 2016 che, nel momento in cui scrivo, è la versione più recente del programma presente nella suite Office del colosso di Redmond.
In ogni caso, le istruzioni che trovi di seguito possono essere eseguite anche sulle versioni meno recenti del programma (dalla versione 2007 in poi, in pratica tutte quelle che presentano l’interfaccia a schede Ribbon).
Fatta questa precisazione, possiamo passare all’azione.
Come archiviare email Outlook su Windows
Se utilizzi la versione di Outlook per Windows, clicca sul pulsante File che si trova in alto a sinistra e seleziona l’account di posta elettronica per il quale vuoi impostare l’archiviazione automatica dei messaggi dal menu a tendina situato sotto la voce Informazioni account (azione non necessaria se hai un solo indirizzo di posta elettronica configurato nel programma).
- premi sul pulsante Strumenti (l’icona della cassetta postale con il pennello)
- fai clic sulla voce Pulisci vecchi elementi… dal menu che compare
Nella finestra che si apre
- apponi il segno di spunta sulla voce Archivia la cartella e tutte le sottocartelle
- seleziona dal menu a tendina Archivia elementi antecedenti la data di riferimento dalla quale iniziare ad archiviare i messaggi
- premi sul pulsante OK per salvare le impostazioni.
Se vuoi salvare il file con le email archiviate in una cartella differente da quella predefinita - clicca sul pulsante Sfoglia
- scegli la cartella di destinazione che più preferisci.
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Volendo, puoi anche archiviare le email selezionando impostazioni diverse in base alle cartelle di appartenenza dei messaggi.
- recati nella scheda Home di Outlook (si trova in alto a sinistra)
- fai clic destro sul nome della cartella nella quale vuoi archiviare i messaggi (es.
Posta in arrivo, Posta inviata, etc.) - dalla barra laterale di sinistra
- seleziona la voce Proprietà… dal menu che compare.
Nella finestra che si apre
- seleziona la scheda Archiviazione automatica
- scegli le impostazioni che più preferisci:
- ad esempio, puoi impostare una scadenza e una cartella di destinazione personalizzate per l’archiviazione dei messaggi
- metti il segno di spunta accanto alle voci Archivia la cartella utilizzando queste impostazioni
- e Sposta i vecchi elementi in e scegliendo poi le impostazioni desiderate.
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E qualora tu te lo stia chiedendo, puoi anche archiviare singoli messaggi:
per farlo, individua nella inbox l’email che desideri archiviare
- fai clic destro sull’anteprima del messaggio
- seleziona la voce Archivia dal menu che si apre
- seleziona l’email da archiviare
- premi sul pulsante Archivia dalla scheda Home.
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Tutti i messaggi archiviati finiranno nella cartella Archivio:
aprendola
- puoi fare clic destro sui singoli messaggi archiviati e, dal menu che si aprirà
- eliminarli cliccando sulla voce Elimina
- spostarli in un altra cartella premendo sulla voce Sposta e così via.
Come archiviare email Outlook su Mac
Sulla versione per macOS di Outlook purtroppo non è disponibile la funzione che permette di archiviare in modo automatico le email più datate di cui ti ho parlato nel paragrafo precedente.
Tuttavia puoi creare delle regole atte ad archiviare in modo automatico le email che presentano alcune caratteristiche in particolare (ad esempio quelle che provengono dallo medesimo indirizzo di posta elettronica.
Per procedere in tal senso
- clicca sulla scheda Home
- premi sul pulsante Regole situato in alto a destra
- fai clic sulla voce Crea regola… e, nel riquadro che si apre
- definisci le condizioni della regola servendoti dei menu a tendina situati nella parte superiore del modulo
- Nella sezione Esegui la seguente azione
- apri il menu a tendina, seleziona la voce Sposta nella cartella
- nel menu a tendina situato sulla destra
- seleziona la voce Scegli cartella….
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Nella modulo che si apre
- digita il nome della cartella in cui spostare le email che soddisfano le condizioni che hai indicato poc’anzi (es.
Archivio) - selezionala e premi sul pulsante Scegli
- premi sul pulsante OK:
tutte le email che soddisferanno le condizioni che hai incluso nella regola finiranno automaticamente nell’archivio!
Volendo, puoi procedere anche all’archiviazione manuale di una o più email nel seguente modo:
recati nella cartella dell’account in cui sono presente le email da archiviare (es.
Posta in arrivo)
- individua il messaggio che vuoi archiviare
- fai clic destro sulla sua anteprima
- seleziona la voce Archivia dal menu che si apre.
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In alternativa
- seleziona il messaggio da archiviare
- premi sul pulsante Archivia situato in alto o, se stai agendo da un MacBook o da un iMac al quale è collegato un trackpad
posizione il cursore sul messaggio che ti interessa,
- come due dita fai uno swipe da destra verso sinistra sulla superficie del trackpad e
- poi premi sul pulsante verde Archivia che compare a destra del messaggio.
Tutti i messaggi che archivi saranno spostati nella cartella Archivio:
aprendola potrai fare clic destro sui singoli messaggi archiviati e, dal menu che si aprirà, eliminarli cliccando sulla voce Elimina, spostarli in un altra cartella premendo sulla voce Sposta e così via.
Archiviare email in Outlook.com
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Desideri sapere come archiviare i messaggi di posta elettronica ricevuti su Outlook dal browser, perché hai effettuato l’accesso alla Webmail dell’omonimo servizio di posta elettronica messo a disposizione dal colosso di Redmond?
Se hai risposto in modo affermativo, procedi nel seguente modo.
Innazitutto collegati alla pagina d’accesso di Outlook.com
- premi sul pulsante Accedi
- inserisci nell’apposito campo di testo l’indirizzo email contenente i messaggi di posta che vuoi archiviare
- fai clic sul bottone Avanti
- inserisci la password del tuo account nell’apposito campo di testo
- e poi premi sul pulsante Accedi
A login effettuato, seleziona dalla colonna di sinistra la cartella in cui sono presenti i messaggi da archiviare (es.
Posta in arrivo, Posta indesiderata, etc.)
individua poi l’email di tuo interesse
- fai clic destro sulla sua anteprima
- e seleziona la voce Archivia nel menu che si apre
In alternativa
- dopo aver selezionato un messaggio apponendovi il segno di spunta
- premi sul pulsante Archivia situato nella barra in alto.
In caso di ripensamenti, puoi spostare il messaggio archiviato nella sua cartella d’origine nel seguente modo:
- premi sulla scheda Archivio situata nella colonna sulla sinistra
- fai clic destro sull’anteprima del messaggio
- clicca sulle voci Sposta > [Nome della cartella in cui spostare il messaggio] (es.
Posta in arrivo).
Puoi anche spostare il messaggio
- selezionandolo
- premi sulle voci Sposta in
- poi premi> [Nome della cartella in cui spostare il messaggio]
(es.Posta in arrivo) che situata nella barra dei menu in alto
Nel caso tu voglia eliminare un messaggio archiviato, invece, passa con il cursore del mouse sulla sua anteprima
- fai clic sull’icona della pattumiera che compare o, se preferisci
- fai clic destro sull’anteprima dell’email
- seleziona la voce Elimina nel menu che si apre.
Archiviare email nell’app di Outlook
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Desideri archiviare email dall’app di Outlook che hai installato sul tuo dispositivo Android o iOS?
Ti garantisco che anche in questo caso l’operazione che sei chiamato a compiere non è affatto complicata:
tutto ciò che devi fare e individuare le email di tuo interesse e premere sull’apposito comando che permette di archiviarle.
Dopo aver avviato l’app di Outlook sul tuo device
- esegui l’accesso al tuo account (se necessario)
- fai tap sul pulsante Posta
(l’icona della busta della lettera situata in basso a sinistra) - nella schermata che si apre
- premi sul pulsante (≡) collocato in alto a sinistra per selezionare la casella in cui sono presenti i messaggi da archiviare
- (es.Posta in arrivo, Posta inviata, etc.).
A questo punto, individua il messaggio che desideri archiviare e fai uno swipe da destra verso sinistra sulla sua anteprima e
comparirà il pulsante verde Archivia:
continua a trascinare il dito verso sinistra per archiviare il messaggio selezionato
Come visualizzare i messaggi archiviati
Per visualizzare i messaggi che hai archiviato, poi
fai nuovamente tap sul pulsante (≡) collocato in alto a sinistra
premi sulla voce Archivio
Se vuoi riportare un messaggio archiviato nella posta in arrivo non devi fare altro che
effettuare nuovamente uno swipe da destra verso sinistra sull’anteprima del messaggio stesso;
Come cancellare una email archiviata
- mentre se vuoi eliminare una delle email archiviate
- devi per prima cosa aprirla facendo tap sulla sua anteprima
- e poi premere sull’icona della pattumiera posta in alto a destra.
Archiviare email di Outlook in altri client di posta
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Per concludere voglio fornirti qualche dritta su come archiviare email di Outlook in altri client di posta.
Se hai configurato il tuo indirizzo di posta di Outlook in altri client, è probabile che tu sia interessato a sapere come procedere e io ti accontenterò subito!
Come archiviare EMAIL DI OUTLOOK su Posta di Windows 10
Posta di Windows 10
- premi sul pulsante (≡) collocato in alto a sinistra
- seleziona la cartella in cui sono presenti i messaggi da archiviare
- (ad esempio la cartella Posta in arrivo)
- fai clic destro sull’anteprima dell’email
- si aprirà un menu
- seleziona la voce Archivia
Come archiviare EMAIL DI OUTLOOK su Mail del Mac (Apple)
Apple Mail — se utilizzi Mail su Mac
- seleziona dalla barra laterale di sinistra la cartella in cui sono presenti i messaggi da archiviare (es.Entrata > Live)
- fai clic destro sull’anteprima del messaggio
- seleziona la voce Archivia
- oppure
- seleziona il messaggio
- premi sul tasto Archivia collocato in alto
Come archiviare EMAIL DI OUTLOOK su iPhone e iPad
- individua il messaggio da archiviare
- fai uno swipe da destra verso sinistra sulla sua anteprima
- premi sul pulsante (…)
- fai tap sulla voce Sposta messaggio…
- e premi sulla voce Archivio
Come archiviare EMAIL DI OUTLOOK su Thunderbird (Mozilla)
seleziona dalla barra laterale di sinistra la cartella in cui sono presenti le email da archiviare
- fai clic destro sul messaggio che vuoi archiviare
- seleziona la voce Archivia dal menu che si apre.
